На что разумно потратить ИТ-бюджет?
Когда речь заходит о финансировании деятельности ИТ-департамента, некоторые руководители полагают, что здесь действует правило «чем больше, тем лучше». Либо наоборот – пытаются на всем экономить. Но ни та, ни другая стратегия не сможет вывести компанию в лидеры.
Расстановка приоритетов – уже полдела
На что обычно тратится ИТ-бюджет? Задавшись этим вопросом, компания Saugatuck Technology в 4 квартале 2004 года провела интернет-опрос, в котором приняли участие 205 начальников департаментов ИТ и старших ИТ-менеджеров. Им был предложен список из восьми основных направлений затрат. Участникам требовалось выбрать 5 наиболее актуальных.
Рейтинг расходов на ИТ в 2005 году среди американских компаний
Источник: Saugatuck Technology
На протяжении последних трех лет (по данным Saugatuck Technology) обеспечение безопасности данных и интеграция приложений возглавляют список затрат как среди руководителей, так и среди менеджеров отделов ИТ. Интеграция приложений становится ключом, который открывает двери роста объема производства и доходов, инноваций в продуктах и услугах, управления рисками. Обеспечивая доступ к данным и ресурсам, их контролируемое распределение, она позволяет компаниям с выгодой собирать и анализировать информацию для дальнейшего целенаправленного использования.
Тем не менее, подходы к ИТ-инвестированию меняются. Приоритеты смещаются в сторону использования ИТ в работе по созданию и поддержке бизнес-преимуществ компании.
Источник: Saugatuck Technology
Главная тройка приоритетов с 2003 по 2005 год оставалась прежней. Однако после многих лет борьбы за снижение издержек, 2005 год был отмечен сменой направления деятельности многих глав отделов. Сдерживание затрат, выполнение требований налогового законодательства, защита и интеграция данных есть и продолжают быть главными приоритетами деятельности ИТ-менеджеров. Однако, наряду с перечисленными приоритетами, важность достижения компанией преимуществ перед конкурентами становится для CIO все более очевидной и находит свое отражение в их распоряжениях и приказах, а также в перераспределении ИТ-бюджета.
Нужно вкладывать в уникальное
ИТ можно использовать для получения краткосрочной выгоды. Однако основным потенциалом инноваций в сфере информационных технологий является способность создать такие долгосрочные преимущества (критическая масса на рынке или информированность покупателей о торговой марке), которые переживут сами инновации. При этом если новшество базируется на общедоступных концепциях, нельзя забывать о том, что рано или поздно конкуренты догонят вас, ведь ваши идеи и технологии можно повторить. По настоящему долгосрочные конкурентные преимущества создаются на основе уникальных активов компании, таких как отношения с клиентами и интеллектуальная собственность. До тех пор пока эти активы остаются надежно защищенными, компания имеет возможность для реализации заложенного в них потенциала с помощью ИТ–решений.
Грамотное использование возможностей имеющихся ИТ-ресурсов способно обеспечить увеличение количества предложений, предоставляемых компанией на рынке, позволить улучшение качества услуг. На практике инновации в продуктах и услугах могут выражаться например в организации новых каналов обслуживания, поддержке новых рынков сбыта или заключении новых партнерских соглашений.
Умные затраты
Сегодня зачастую имеет место дисбаланс текущих потребностей бизнеса и ИТ вне зависимости от размера выделяемого бюджета. То есть ни чрезмерное финансирование, ни попытки максимально сократить расходы не приведут к росту доходности компании. В лидеры выбиваются те, кому удается «подружить» ИТ и бизнес, вкладывая средства в инновации. Во внутренней войне за ограниченные ресурсы принципы бюджетирования препятствуют поддержке новых идей, принципиально отличающихся от уже существующих. Таким образом, организации сами уничтожают потенциальную базу для своих будущих доходов. Результат вполне очевиден: возможности и продуктивность ИТ снижаются, а стоимость поддержки возрастает, что в целом приводит к непомерным затратам.
Существуют дискреционные и недискреционные траты. Дискреционные траты (discretionary - в переводе с английского означает «по своему усмотрению») – это затраты, которые компания несет ради достижения долгосрочного успеха и прибыли. Ярким примером дискреционных трат являются расходы на разработку новой функциональности, системы или отдельных ее компонентов. Относятся сюда и затраты по отдельно взятым проектам, различного рода исследованиям, обучению персонала. Дискреционные затраты могут быть отсрочены или полностью приостановлены, компания может понести их в определенном периоде или капитализировать.
Поддержка и сопровождение систем предприятия, его инфраструктуры, расходы на покупку и эксплуатацию аппаратного и программного обеспечения являются примерами недискреционных ИТ-трат. В целом, весь спектр недискреционных трат полностью «покрывает» процесс технического обслуживания компании.
Соотношение дискреционных и недискреционных трат подобно формуле успеха для организации. Западные CEO и СIO успешных компаний фокусируют сегодня свое внимание на уменьшении доли недискреционных трат, направляя высвобожденные средства и инвестиции на новые стратегически-ценные дискреционные расходы. Согласно отчетам Accenture (SITE – Strategic IT Effectiveness) за 2004 год, среднее (среди компаний, признанных Accenture лидерами производительности в различных секторах экономики) соотношение дискреционных и недискреционных трат - 45:55. Следует отметить, что решения о финансировании дискреционных расходов не может быть принято независимо от недискреционного бюджета. Лишь сдерживая недискреционные траты, можно добиться результата работы вложений в дискреционные.
На приведенных ниже диаграммах - результаты исследования Accenture относительно расходов на ИТ. В опросе приняли участие более 100 европейских промышленных, машиностроительных компаний, предприятий сферы обслуживания. Диаграмма А показывает процент отклонения ИТ-расходов от среднего показателя затрат, полученного сотрудниками Gartner. Исследование Accenture говорит о том, что лидеры индустрии в целом тратят на ИТ меньше, т.к. делают это выборочно, с акцентом на создание конкурентных преимуществ.
Процент отклонения ИТ-расходов от среднего показателя затрат
Распределение расходов на ИТ в американских компаниях
Источник: “Business value creation through IT” (Accenture 2003); Gartner 2001 IT spending and staffing survey
Оцениваем ИТ-инвестиции
Современные способы диагностики соответствия ИТ-инвестиций и расходов предлагают на ранних этапах определить те проекты (они могут быть как текущими, так и запланированными), которые связаны с ведущими тремя приоритетами компании. Далее необходимо определить, какая доля ИТ-бюджета, направленного на дискреционные расходы, непосредственно «поддерживает» эти приоритеты. Практические результаты диагностики показали, что значение показателя может колебаться в пределах от 20 до 75%. Опыт специалистов Accenture показывает, что существуют оптимальные распределения инвестиционных средств между дискреционными тратами, включая такие категории, как исследования и разработка программ. И хотя стратегии распределения будут различны, выделение именно 60-70% процентов всех дискреционных трат на три ведущих приоритета будет способствовать достижению оптимальных результатов.
К сожалению, довольно часто можно увидеть ситуацию, когда руководство ИТ-департамента тратит много времени и ресурсов, пытаясь понять, когда и где инвестировали недостаточно средств в информационные технологии, в то время как неверные расчеты были произведены на стадии определения направлений инвестирования. Одним из решений данного вопроса может послужить использование системной оценки портфеля компании (company’s portfolio), включающего существующие и новые продукты, с помощью PPM-приложений (Product Portfolio Management). Подробный многосторонний анализ поможет увеличить шансы продуктов на коммерческий успех и уменьшит затраты путем локализации ресурсов только на тех направлениях, где это необходимо. Кроме того, применение средств анализа инвестиций может улучшить качество коммуникаций между владельцам компании с представителями отдела информационных технологий.
Сегмент PPM-приложений интенсивно развивается и предлагает сегодня клиентам ряд продуктов и услуг. Многие компании и на Западе и в России уже нашли полезные функциональности от производителей PTC, SAP, Agile Software, IDe (партнер IBM) и Sopheon и активно применяют их в ежедневной практике.
Сегодня все больше компаний задумываются над ИТ-стратегией, которая должна идти ни впереди, ни позади, а вместе с инновациями и идеями и должна «питаться» целенаправленным, селективным финансированием. Время трат, за которые не надо отчитываться, прошло, и главы ИТ-отделов озадачены сложностью получения средств на финансирование проектов, необходимостью сделать расходы прозрачными и демонстрировать достигнутый результат. Сейчас роль главы ИТ-отдела можно сравнить с ролью исполнительного директора. Познания в технологиях уже занимают второстепенную позицию, уступая место пониманию бизнес-стратегии, финансового учета, теории лидерства и управления, особенностей корпоративной культуры. Современные руководители научились говорить языком конкурентных преимуществ, понимать, что компании нужно от ИТ. И задача CIO - помочь им в создании этих преимуществ, в первую очередь путем грамотной финансовой поддержки имеющихся информационных технологий в нужном месте и в нужное время.
Надежда Колбеко/CNews
Постоянный адрес статьи: http://www.cnews.ru/newcom/index.shtml?2006/01/23/194791